實施檔案數字化外包是一個科學管理的過程。加強檔案數字化外包過程管理，應抓好檔案部門的安全管理和外包公司規范管理兩個關鍵環節。
（一）檔案部門的安全管理
1.成立由主要領導或分管領導同志參加的檔案數字化外包管理組織，明確檔案數字化管理的部門、人員及其職責。
2.根據檔案數字化總體規劃，確定數字化外包檔案的范圍，提出檔案數字化外包安全管理要求和技術指標。
3.提出檔案數字化外包招標文件中有關安全管理的要求，協助制定招標文件，審定合同。
4.對數字化服務機構的相關資質、業績、人員、設備和加工軟件等進行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應優先選用具有與數字化加工相關涉密資質的數字化服務機構。
建立檔案數字化安全保密制度，與數字化服務機構簽訂安全保密協議，并對檔案數字化加工人員進行安全保密教育。
5.制定檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規程或規章制度。

6.建立檔案數字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數字化服務機構實施檔案數字化外包項目的全過程。
7.建立監管機制，對數字化服務機構的保密、安全措施落實情況進行監督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數字化服務機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。
（二）加強對外包公司的規范管理。所謂對外包公司業務行為的規范管理，是指檔案館通過一系列措施和辦法，促使外包公司人員以積極、主動的態度支持與配合檔案數字化過程中的具體活動。
 加強外包工作的控制和監督。開展數字化外包合作之前，應明確外包公司工作職責和任務，用合同和制度進行約束。簽訂保密協議，加強檔案安全教育。福建檔案館要求外包公司遵循的規章制度和規范準則，應在檔案數字化加工場所張貼上墻，或設置公告牌、LED顯示屏滾動顯示，要求外包人員認識到并時刻遵守。對于違犯的人員，檔案館應責令外包公司及時整改教育。